Meinen letzten Blog-Beitrag über die Einführung einer neuen unternehmenseigenen Kommunikationsplattform „Connect“ habe ich mit den Worten geschlossen, dass wir ab Montag, 19.11.2018 mehr wissen. Nun sind fast vier Monate vergangen, es hat viele Anfragen zu meinem Artikel gegeben, deshalb ist es Zeit für ein kurzes Zwischenfazit.

 

  1. Startseite/Informationsverteilung

Die Startseite ist in drei Bereiche aufgeteilt. „Aktuelles“ – „Teams und Projekt“ – „Meine Abos“

Was gut funktioniert: Bankrelevante Inhalte werden sauber von Inhalten getrennt, die einen eher privaten Charakter haben.

Was noch nicht gut funktioniert: Inhalte, die auf die Startseite unter „Aktuelles“ eingespielt werden, sind nicht immer für den Informationsempfänger relevant. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um einen technischen Fehler, sondern um Fehler beim den Einstellen der Informationen. Hier herrscht zu oft noch das Verständnis, dass Informationen, die man einstellt, für jeden relevant sind.

Weiterhin haben Mitarbeiter Inhalte, die sie aufgrund ihrer Zuordnung zu einem bestimmten Thema auf der Startseite sehen, nochmals abonniert. Dies war die Logik der vorherigen Plattform, bei der man jeden für sich relevanten Inhalt manuell abonnieren musste. Dies führte dazu, dass manche Inhalte unter „Aktuelles“ und „Meine Abos“ identisch sind.

Learnings: Unsere Mitarbeiter reagieren mittlerweile wesentlich sensibler darauf, welche Informationen sie auf die Startseite bekommen und geben dazu auch schneller Rückmeldung. Daher werden wir in weiteren Schulungen die Einsteller weiter dafür sensibilisieren, wie Informationen richtig eingestellt und verteilt werden. Kurzfristig haben wir schon bei den Ad-Hoc Meldungen reagiert, die nun nur noch am Tag ihrer Veröffentlichung bei unseren Mitarbeitern auf der Startseite erscheinen.
Bei der zweiten Problematik wäre es wünschenswert, dass automatisch auf der Startseite erscheinen, gar nicht abonnierbar sind.

  1. Gültigkeit der Dokumente

Jedes Dokument bekommt bei der Erstellung ein Ablaufdatum. Dieses unterscheidet sich je nach Thema. Wird es kurz vor Erreichen des Ablaufdatums nicht verlängert, geht es ins Archiv.

Was gut funktioniert hat: Technisch gab es hier keine Probleme.

Was nicht gut funktioniert hat: Wir haben uns in den Projektgruppen vorab Gedanken gemacht, welche Dokumente welche Gültigkeit mitbekommen. Dies haben wir zentral eingesteuert und die Möglichkeit der Veränderung durch den Einsteller genommen. Der Hintergrund war, dass wir eine Einheitlichkeit erreichen und die Komplexität zum Start nehmen wollen. Allerdings gibt es Informationen (Veranstaltungen/Ticketverlosungen), die von Natur aus ein Enddatum haben. Unsere Vorgaben passten nicht dazu, weshalb diese Informationen länger im Status gültig angezeigt wurden als ihr eigentliches Enddatum.

Learning: Wir haben das Gültigkeitsdatum immer noch vordefiniert, aber in manchen Rubriken, in denen wir die Einsteller darüber aufgeklärt haben, schon freigegeben.


Wie es weitergeht
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In einem weiteren Schritt werden wir nun noch einen Chat, ein Projektmanagement/-dokumentationssystem, sowie einen eigenen Vorstandsbereich in die Plattform einbauen. Außerdem ist unser Ziel, die Plattform noch etwas mehr „social“ zu machen, um die Kommunikation und Interaktion weiter anzuregen. Dazu mehr in einem weiteren Blog-Beitrag.