In meinem letzten Blogbeitrag über unsere neue interne Kommunikationsplattform habe ich ein paar Funktionalitäten angedeutet, auf die wir uns in den nächsten Monaten konzentrieren wollten. Auf zwei davon möchte ich in diesem Blog -Beitrag eingehen.

Hinweis: Sollten Sie meine vorherigen Beiträge zu unserem Intranet „Connect“ noch nicht gelesen haben, finden Sie diese hier: Teil 1  & Teil 2.

1. Projektmanagement/-dokumentationssystem

Screenshot: Lotus Notes Projektmanagement

Bisher: Lotus Notes-Datenbank Projektmanagement. Hier war es möglich, die einzelnen Projekte aufzulisten, Aufgaben zu verteilen und diese eskalieren zu lassen. Eine Kommunikation zwischen den Projektteilnehmer war nicht möglich, auch fehlte ein Projekttagebuch oder -plan.

Zielsetzung: Mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten innerhalb von Connect diese Funktionalitäten abzubilden, zusätzlich aber um den Kommunikations- sowie Informationsaspekt zu erweitern. Weiterhin soll der Projektantrag direkt eingebaut werden, inklusive Genehmigungsworkflow bei genehmigungspflichtigen Projekten. Externe Ressourcen gilt es zu vermeiden.
Aktueller Stand: Wir haben den neuen Bereich „Mein Workspace“ aufgebaut. Dort findet man personalisiert alle Projekte, an denen man mitarbeitet. Vorstand bzw. Führungskräfte können hier auch einen Gesamtüberblick erhalten. Innerhalb eines Projektes gibt es die Möglichkeit unterschiedliche Dokumentenarten anzulegen und abzurufen.

Screenshot: Personalisierte Projektübersicht


Dialog:
Hier können Diskussionen angestoßen bzw. Informationen an das Projektteam verteilt werden.

Projektplan: Dort werden avisierte Meilensteine festgehalten und das Team wird über Statusberichte auf dem Laufenden gehalten.

Projekttagebuch: In diesem Dokument wird der tatsächliche Projektablauf chronologisch dokumentiert, zum Beispiel wann welche Termine stattgefunden haben.

Protokoll: Die in den einzelnen Sitzungen besprochenen Inhalte werden hier festgehalten.

Projektdokument: Wichtige Dokumente zum Projekt werden hier hochgeladen und mit Hinweisen/Bemerkungen versehen.

Aufgabe: Einzelne Aufgaben werden erfasst, priorisiert und an die verantwortlichen Personen verteilt. Eingesehen werden können diese dann in der Aufgabenliste.

 

 

Screenshot: Aufgabenübersicht innerhalb eines Projektes

 

Wir unterscheiden außerdem zwischen verschiedenen Arten eines Projektes. Unsere aktuellen Arbeitstitel sind: Gesamtbankprojekt, Linienprojekt, Routineprojekt und Initiative.
Je nach Art und Umfang des Projektes steht ein angepasster Genehmigungsworkflow dahinter. Da ein Gesamtbankprojekt mehr Ressourcen benötigt als beispielsweise eine Initiative, benötigt ersteres eine Vorstandsgenehmigung. Um die Übersichtlichkeit der aktuell laufenden Projekte zu gewährleisten, können die einzelnen Projektarten in der Übersicht geclustert werden.

Wie es weitergeht: Die aktuell eingebaute Aufgabenliste unterstützt noch kein Eskalationsmanagement. In einem anderen Zusammenhang arbeitet der Entwickler aber an einem Aufgabenmanagement mit eben diesem, so dass wir hier innerhalb der nächsten zwei Wochen schon eine Version testen dürfen. Diese werden wir dann schnellstmöglich implementieren.

 

2. Vorstandsbereich

Bisher: Es gibt eine Lotus-Notes-Datenbank, in der Informationen für den Vorstand hinterlegt sind. Dies sind unter anderem auch die Protokolle aus Bereichssitzungen bzw. Teambesprechungen. Diese werden in Word bearbeitet und als PDF dort hinterlegt.

Zielsetzung: Im ersten Schritt die Vereinfachung des Prozesses der Protokollerstellung

Aktueller Stand: Die einzelnen Bereiche / Teams haben in Connect ihre eigenen Teamräume. Dort wurde nun eine Protokollvorlage angelegt. Die Protokolle werden somit zukünftig darin verfasst und verteilen sich nach Freigabe automatisch. Innerhalb des Teamraumes können die Mitglieder diese aufrufen. Im Vorstandsbereich bekommt der Vorstand eine komplette Übersicht über alle Protokolle, die in allen Teamräumen der Plattform eingestellt wurden. Dies wurde nun auch schon für Protokolle aus den Projekten umgesetzt, so dass sich der Vorstand schnell einen aktuellen Überblick über alle Aktivitäten verschaffen kann.

 

Screenshot: Übersicht über alle Teamraum-Protokolle im Vorstandsbereich mit Auswahlfeld

 

Wie es weitergeht: Der Vorstandsbereich deckt momentan nur einen sehr kleinen Teil der Anforderungen ab und befindet sich noch in einer frühen Konzeptionsphase. Die weiteren Anforderungen werden in den nächsten Wochen konkretisiert, konzeptioniert und umgesetzt.

Haben Sie Anregungen und/oder Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf oder hinterlassen Sie doch einen Kommentar 😉