Das papierlose Büro. Utopie oder bald Wirklichkeit?

Veröffentlicht von Madlen Lorenz / 23. Mai 2013 / , / 0 Kommentare

Kennen Sie das? Sie sind gerade auf dem Weg zu einem Kunden und stellen fest, dass Sie Unterlagen im Büro vergessen haben. Wie oft haben Sie sich dann gewünscht, die Zeit würde ausreichen, um noch einmal zurückzufahren. Natürlich stellt man sich dann ab und an die Frage, wie man solche Situationen vermeiden könnte. Und jetzt sagen Sie bitte nicht: „an die Unterlagen denken.“ Auch wenn Sie gerade beim Kunden sind und feststellen, dass der noch Unterlagen einreichen muss ist der Frust ähnlich. Denn dann beginnt das übliche Hin und Her: Unterlagen kopieren, damit zur Bank bzw. wieder zum Kunden. Das muss so sein, weil vorgeschriebene Abläufe eingehalten werden müssen. Aber wann schaffen wir es endlich, unser papierloses Büro umzusetzen und Daten direkt überall abrufbar und verfügbar zu machen?

Schauen wir uns doch mal ein Beispiel von Kofax Mobile Capture an. Könnte das auch eine Möglichkeit für die Finanzdienstleistungsbranche sein?

Mit Kofax Mobil Capture wird ein Smartphone oder ein Tablett zum hochentwickelten Lesegerät. Mit dieser Funktion können Kunden oder Außendienstmitarbeiter Dokumente abfotografieren. Die Daten werden verarbeitet und können in Echtzeit an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden. Könnte so das lästige Kopieren entfallen? Denn im Zeitalter des Web.2.0 erwarten die Kunden einen schnellen und vor allem einen unkomplizierten und einfachen Ablauf. Natürlich eröffnen sich hier auch Vorteile für Berater und Bank, denn Dokumente können direkt beim Kunden vor Ort mit einem mobilen Endgerät fotografiert und verarbeitet werden. Für mich wäre ein solches Dokumentenmanagementsystem ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro. Transaktionen werden direkt an Ort und Stelle erfasst und im besten Fall gleich an die entsprechende Abteilung übermittelt. So entsteht ein effizienterer Arbeitsablauf, Wartezeiten werden minimiert, Kosten eingespart und das Hin und Her von kopierten Unterlagen entfällt. Schließlich wandern diese später eh oft in den Schredder.

Obwohl die Finanzdienstleistungsbranche Fortschritte in Richtung des papierlosen Büros macht, wird es wohl noch eine Weile dauern, bis wir unsere Arbeitsabläufe effizienter und mit weniger Papier abwickeln werden. Marcia Wakeman hat ein paar interessante Ansätze zusammengestellt, wie die Finanzdienstleistungsbranche weiter vorgehen kann, um effizientere Arbeitsabläufe in diesen Bereich zu schaffen. Aber lesen Sie selbst:

Der spannendste und wichtigste Ansatz ist hier in meinen Augen der kulturelle Aspekt. Oft haben wir es doch selbst in der Hand, auf unseren Zettelkram zu verzichten. Ein erster Fortschritt wäre schon gegeben, wenn wir Kundenmails oder andere Dokumente, die schon digitalisiert sind, nicht noch einmal ausdrucken. Ich denke, auf Papier als Informationsträger kann auch heutzutage nicht verzichtet werden, obwohl elektronische Medien es durchaus teilweise ersetzen. Wünschenswert wäre aber, dass bestimmten Vorgänge vereinfacht und automatisiert werden, die mit herkömmlichen Informationsmedien wie Papier nicht effizient genug sind.

Es bleibt also weiterhin spannend, wo die Reise des papierlosen Büros hingeht und vor allem, wann sie unser Büro erreicht. Jeder von uns sollte sich vorab allerdings die Frage stellen, wie er oder sie selbst seinen Beitrag dazu leisten kann, um die Papierstapel auf dem Schreibtisch zu reduzieren. Oftmals reicht es schon, die Einstellung zu ändern und mit kleinen Schritten umzusetzen, um es nicht nur bei Illusion zu belassen.

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