Im Jahr 2012 ist unsere Enterprise 2.0 Plattform in der Volksbank Bühl gestartet (Link zum Artikel). Wie Franz Welter damals berichtet hat, war die Zielsetzung „die Vorteile der sozialen Medien auch konsequent in unserer internen Unternehmenskommunikation zu nutzen“. Dies ist uns auch in vielen Bereichen gelungen. Die Kommunikation erfolgt bis heute transparent in den einzelnen Themengebieten oder in den Teamräumen. Emails an alle Mitarbeiter gibt es bei uns nicht mehr. Das betriebliche Vorschlagswesen wurde ebenfalls erfolgreich in dieses Medium überführt und Ideen wurden transparent und kommentierbar.

Während der vergangenen sechs Jahren haben sich die Anforderungen verändert und es sind neue hinzugekommen, die nun dazu geführt haben, ein neues System einzuführen. Auf die drei wesentlichen Punkte möchte ich nun eingehen.

  1. Startseite

Bisher: Die Startseite ist analog der Facebook Timeline aufgebaut. Der Grundgedanke dahinter: Die Mitarbeiter können für sie interessante Themen abonnieren und die Informationen auf der Startseite werden somit individuell zusammengestellt.

Neue bzw. auch neu kommentierte Beiträge erscheinen direkt als erstes. Über Arbeitsanweisungen wurde geregelt, welche Inhalte von Mitarbeitern gelesen werden müssen.

Problem: Die Vermischung von bankrelevanten Themen und vom Mitarbeiter abonnierten Inhalten, wie beispielsweise dem Mittagstisch oder dem Schwarzem Brett führte dazu, dass wichtige Beiträge untergegangen sind. Gleiches galt bei Gewinnspielen bzw. Umfragen über die Kommentarfunktion des Beitrages. Durch immer neue Kommentare, erschien der Beitrag tagelang als erstes.

Zukünftig: Die Startseite wird in mehrere Bereiche aufgeteilt (siehe Screenshot):
„Aktuelles“ – „Teams und Projekte“ – „Meine Abos“.

  • Unter „Aktuelles“ sind nur bankrelevante Informationen, die den jeweiligen Aufgabenbereich des Mitarbeiters betreffen zu finden (systemgesteuert).
  • Unter „Teams und Projekte“ sind nur Aktualisierungen aus Teamräumen zu finden, denen der Mitarbeiter beigetreten ist und aus Projekten, an denen der Mitarbeiter teilnimmt (systemgesteuert).
  • Die Inhalte unter „Meine Abos“ können durch den Mitarbeiter selbst beeinflusst werden, indem Inhalte abonniert werden, die für ihn persönlich interessant sind.

 

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(bisherige Connect-Version)

 

  1. Informationsverteilung

Bisher: Informationen wurden in die einzelnen „Themenräume“ eingestellt. Hat ein Mitarbeiter diesen abonniert, erscheint der neue Beitrag auf der Startseite. Ob dieser Beitrag eine Relevanz für den Mitarbeiter hat, wird nicht geprüft.
Dies kann man anhand eines Beispiels gut erklären: Im Themenraum Prozesse gibt es eine Information, dass es im Beratungsvorgang in BAP eine Änderung gibt. Jeder, der dem Raum beigetreten ist, erhält diese auf die Startseite, obwohl diese Information für Mitarbeiter des Backoffice wenig bis keine Relevanz hat.

Problem: Dies führte dazu, dass die Startseite neben der Vermischung von bankrelevanten und nicht bankrelevanten Themen auch noch Beiträge anzeigte, die für den Mitarbeiter in seiner täglichen Arbeit keine Relevanz haben. Für ihn wichtige Beiträge wurden dann entweder überlesen oder gingen einfach in der Fülle der Information unter.

Zukünftig: Informationen werden weiterhin themenbezogen eingestellt und jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf jede Information. Allerdings werden Informationen zielgerichtet an die Mitarbeiter ausgespielt. Die Information über eine Prozessänderung im Beratungsvorgang in BAP erhalten somit nur noch die Mitarbeiter auf ihre Startseite, die es betrifft. Ausgespielt werden diese tätigkeitsrelevanten Informationen unter der Rubrik „Aktuelles“. Wichtige Arbeitsanweisungen können auch mit einer Lesepflicht versehen werden. Der Mitarbeiter muss die Kenntnisnahme bestätigen.

 

 

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(neue Connect Version)

 

  1. Gültigkeit der Dokumente

Bisher: Informationen die seit dem Start der Plattform eingestellt wurden, bleiben immer auffindbar. Es erfolgt keine Löschung oder Archivierung.

Problem: Die einzelnen „Themenräume“ sind voller Informationen, die schon lange nicht mehr aktuell sind. Dies führt dazu, dass der Nutzer selbständig entscheiden muss, ob die von ihm gefundene Information noch gültig ist.

Zukünftig: Jede Information, die eingestellt wird, bleibt weiterhin immer auffindbar. Allerdings erhält jedes Dokument bei seiner Einstellung automatisch ein Ablaufdatum. Je nach Information ist es optional auch möglich, diese kurz vor Ablauf zu verlängern. Andernfalls wandert sie ins Archiv. Dies sorgt dafür, dass in den Themengebieten und über die Suchfunktion nur noch gültige Informationen gefunden werden. Die Ablaufzeiten und ob eine Benachrichtigung stattfindet, kann individuell gesteuert werden.

Beispiel: Vertriebsinformationen laufen automatisch nach drei Monaten ab. Der Einsteller der Information erhält zehn Tage vorab eine Aufgabe in der Plattform zu prüfen, ob die Information noch aktuell ist und hat dann die Möglichkeit, diese zu verlängern. Veröffentlichungen in der Rubrik Mittagstisch laufen automatisch nach einer Woche ab und es gibt keine Aufgabe an den Einsteller. Sie wandern direkt ins Archiv.

Die Zielsetzung mit unserer neuen Softwarelösung bleibt im Kern die Gleiche, die Franz Welter damals schon beschrieben hat:

  • Förderung einer offenen und transparenten Kommunikationskultur
  • Partizipationsmöglichkeiten für alle Kolleginnen und Kollegen im Rahmen von Entscheidungsprozessen und Projekten schaffen
  • Grundlage für einen effizienten Wissensaustausch ermöglichen
  • Kreativität fördern, neue Ideen entwickeln und diese in innovative Produkte und Dienstleistungen überführen

Da sich unsere Enterprise 2.0 Software in den mittlerweile schon sechs Jahren aber auch zu einer Lösung für die Informationsverteilung entwickelt hat, kommt folgende Zielsetzung neu hinzu:

  • Informationen zielgerichtet an Kolleginnen und Kollegen verteilen und situativ Prozesse dort bereitstellen

Wie bei jedem Projekt wird es spannend zu sehen sein, ob die Neueinführung von unseren Kolleginnen und Kollegen als Mehrwert empfunden wird. Denn es bedingt auch eine Umgewöhnung zur bisherigen Lösung. Ab Montag, den 19.11.2018 wissen wir mehr 😉

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Von | 2018-11-21T20:15:11+00:00 20. November 2018|Allgemein|0 Kommentare

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Thomas Hochfeld
Online-Management bei der Volksbank Bühl /// Bankkaufmann mit Zusatzqualifikation Finanzmanagement +++ Online-Marketing-Manager (IHK) +++ Internet-Publisher (SGD)

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